Предлог пројекта најчешће обухвата следећих 11 компоненти:

1. Пропратно писмо (Cover letter)
2. Насловна страна (Title page)
3. Садржај (Table of contents)
4. Резиме, Сажетак (Summary)
5. Увод (Introduction)
6. Дефиниција проблема, изјава о потребама (Problem, Statement of need)
7. Циљеви и задаци (Aims and objectives)
8. Програм и метод, методологија са временским планом (Methodology and timetable)
9. Евалуација (Evaluation)
10. Буџет (Budget)
11. Анекси (Appendix)

Пропратно писмо (cover letter) је први документ који ће донатор прочитати. По садржају је сличан резимеу пројекта, с тим да треба да избегавате понављање.
Пропратно писмо:

1. треба да буде упућено (адресирано) одређеној особи, почните са разлогом обраћања донатору,
2. наведите укупну цену пројекта,
3. опишите кратко о којој врсти пројекта се ради и циљ пројекта, објасните зашто је овај пројекат приоритетан за вашу организацију, на крају наведите име особа и адресне податке за будуће контакте,
4. пропратно писмо треба да потпише особа која има највишу функцију у вашој организацији.

Пропратно писмо све се ређе пише, јер се пројекти предају у електронској форми, а пријаве и апликације се све чешће подносе онлајн.
Зато, проверите шта вам је потребно да бисте могли да приступите онлајн попуњавању пријава/апликација за пројекте (e-calls). Рецимо за он-лине пријаву за ЕУ пројекте потребна је регистрација у тзв. e-Calls PROSPECT – електронском систему за пријаву предлога пројеката.
И што је важно, регистрацију можете извршити и пре избора јавног позива на којем ћете учествовати.
Насловна страна (Title page): Предлажемо да почнете са: Предлог упућен… (Proposal to…) и назив донаторске организације којој се упућује предлог пројекта, заједно са идентификационим бројем позива и насловом позива (Project title) и на крају, назив и пуна адреса ваше организације.