Евент менаџмент (Event management) овухвата организацију најразличитијих врста догађаја као што су промотивни корпорацијски догађаји, конференције, изложбе, трибине, фестивали али то могу бити и различити приватни догађаји. Ова врло динамична област најчешће захтева организацију великог броја људи и задатака као и сложену комуникацију која често укључује односе са медијима и јавношћу.
У овом послу посебно је важно чути и осетити потребе клијента како би се његове жеље и намере могле испунити у потпуности, а опет са све буде у складу са предвиђеним буџетом. Сви детаљи морају бити пажљиво испланирани, а сваки сегмент засебно тестиран како не би дошло до непредвиђених ситуација које готово никада не могу бити позитивне.
Сходно томе, организација догађаја темељи се на основним правилима менаџмента, а то су:
АНАЛИЗА/ Извршити анализу свих аспеката догађаја, од употребљивости идеје до изводљивости сваког сегмента.
ПЛАНИРАЊЕ/ Испланирати дословно сваки детаљ, сваког сегмента догађаја, разрађујући све могуће исходе ситуација које подразумевају људски фактор, временске услове и утицаје, саобраћај, инфраструктурне тачке (напон струје, одводи воде, капацитет паркинга, итд.)
ОРГАНИЗАЦИЈА/ Након детаљног планирања приступа се организацији, а то подразумева израду описа дужности и процедура, затим поделу улога и одговорности као и израду агенде и пратећег синопсиса догађаја.
УПРАВЉАЊЕ/ Када је извршена расподела посла, дужности и одговорности започиње управљање процесом. Ово подразумева праћење уз корективне мере сваког аспекта операције.
КОНТРОЛА/ Контрола процеса подразумева да су сви процеси у току, и да се констатно контролишу до самог завршетка свих процеса.
Кроз ових пет система морају проћи сви сегменти догађаја, почевши од саме идеје, преко буџета и финансија до чланова тима који спроводе индивидуалне задатке.
Организацијом догађаја управља евент менаџер који је задужен за целокупно планирање, организацију и активно руковођење реализацијом. Креирање идеје, планирање буџета, осмишљавање стратегије и логистике, вођење интерне и екстерне комуникације итд. Све су то чиниоци процеса реализације пројекта у области је ивент менаџмента.
Пример израде (ставки) буџета догађаја:
| 1. Трошкови закупа локације (јавни или приватни простор) 1.1. Закупнина 1.2. Дозвола |
| 2. Програмски трошкови 2.1. Осмишљавање програма (сценариста; програмски директор; итд.) 2.2. Лиценце (уколико радите под лиценцом постојећег бренда) 2.3. Сценографија и просторна адаптација (бине, преградни зидови, крупнији захвати) 2.4. Техничка аудио и видео (А/В) опрема 2.5. Декорација (цветни и стони аранжмани; декорација столица, столова, простора и тд.) 2.6. Храна и пиће (уколико су део програма) 2.7. Накнаде извођача 2.7.1. Модератори/ конфересијери 2.7.2. Говорници/ предавачи 2.7.3. Музичари |
| 3. Накнаде упослених лица 3.1. Чланови организационог тима 3.2. Екстерни чланови (из спољних извора) 3.3. Обезбеђење и друга техничка лица |
| 4. Смештај 4.1. Тип и цена смештајне јединице (лежај; двокреветна соба; апартман; итд.) 4.2. Број ноћења |
| 5. Храна и пиће за учеснике 5.1. Тип оброка (доручак, ужина, ручак, вечера, ланч пакет) 5.2. Број особа |
| 6. Трошкови превоза 6.1. Превоз робе 6.1.2. Набавка потрошне робе и репроматеријала (најчешће само гориво) 6.1.3. Превоз опреме и техничких средстава (рента адекватних возила) 6.2. Превоз програмских извођача (рефундација; соло или групни – копнени, морски или авиопревоз) 6.3. Превоз упослених лица |
| 7. Административни трошкови 7.1. Закуп домена и хостинга за веб сајт 7.2. Рачуноводствени и књиговодствени послови 7.3. Потрошни и канцеларијски материјал |
| 8. Маркетинг и ПР 8.1. Дизајн и штампа (дигитални материјал; припрема за штампу; штампа мањег и већег формата) 8.2. Друштвене мреже 8.2.1. Накнада за рад администратора 8.2.2. Трошак израде садржаја (текстови; дизајн; итд.) 8.2.3. Финансирање кампања 8.3. Оглашавање у традиционалним медијима (закуп огласног простора; рекламе и гостовања у медијима; итд.) |
0 коментара