Буџетирање пројекта подразумева утврђивање трошкова пројекта, а сам буџет пројекта представља табеларни приказ укупних финансијских средстава која су неопходна како би се све активности предвиђене пројектом успешно реализовале.
Потребно је посебно истаћи да буџет пројекта представља најбољу могућу процену трошкова пројекта у моменту припреме пројектне апликације, али да искуство показује да много корисница донација не повуче у потпуности средства стављена на располагање услед лошег управљања пројектом. У случају да се средства не утроше у потпуности, преостали износ средстава се враћа донатору. Међутим, уколико трошкови превазилазе одобрени буџет пројекта, те веће трошкове ће покривати корисници донације из сопствених средстава. Стога, одобрени буџет пројекта треба посматрати као дозвољену границу за трошкове која се не би смела прећи.
С обзиром да корисници донације и донатор ступају у одређени уговорни однос, корисник донације се обавезује да ће одобрена средства користити искључиво за пројектне сврхе и да ће донатора известити о утрошку средстава у финансијском делу извештаја. Правила конкурса одређују начин и намене трошења средстава заједно са одобреном пројектном апликацијом. Свако одступање од планираног може навести донатора на сумњу у правилно и дозвољено трошење средстава, те је отворена и могућност враћања донације у случају да донатор или други вид контроле утврде одређене неправилности у трошењу средстава. Неопходно је да имате у виду да су могуће корекције трошења средстава, под условом да се захтев добро образложи и упути донатору на одобрење.
Како би се приступило буџетирању пројекта, основно је познавање свих осталих детаља пројектне апликације у виду активности, њиховог обухвата и временског оквира када је неопходно да се исте реализују. Трошкови су одраз пројектних активности и недопустиво је да буџет пројекта садржи неки трошак који није у директној вези са спровођењем пројекта.
Само буџетирање може да буде временски захтевно, нарочито код комплексних пројектних апликација, те је са планирањем буџета потребно кренути благовремено, а не остављати овај посао за крај припреме пројектне апликације. Неопходно је спровести истраживање тржишта и прикупити цене или понуде од потенцијалних добављача за услуге, робу, опрему или радове који се желе пројектом реализовати. Неке трошкове је релативно лако утврдити помоћу ценовника истакнутих на интернет страницама предузећа која пружају одређене услуге, или врше промет одређене робе. Међутим, у неким случајевима је неопходно да потенцијални добављачи доставе своје понуде на основу вашег захтева и информација које пружите, нпр. грађевински радови или штампа публикација. Како би штампарија могла да да понуду за штампу одређене публикације неопходно је дефинисати да ли је у питању колор или црно-бела штампа, оквирни број страна, врсту коричења, тираж итд. У другим случајевима, нпр. путни трошкови, дневнице, хонорари, неопходно је детаљно обрачунавање трошка уз предвиђање цене горива у случају да користите аутомобил за превоз током пројекта, броја дана ван радног места у случају обрачуна дневница и утврђивања трошкова смештаја, утврђивање сати рада код одређивања хонорара за људе запослене на пројекту итд. Дакле, ваш пројекат мора имати добро разрађене активности и услове њиховог реализовања.
По утврђивању трошкова, исти се уносе у буџетске обрасце које сваки донатор развија за своје потребе. Ипак, оно што је заједничко већини донатора јесте, да су категорије трошкова по којима се буџетира унапред познате, да је трошкове неопходно исказати у јединичним ценама, а потом навести и количину робе/услуге која је неопходна за спровођење пројекта.

Трошкове пројекта је неопходно буџетирати у складу са активностима (нпр. колико кошта активност едукације учесника пројекта са свим што је потребно, укључујући закуп простора, предаваче, кетеринг, превоз за полазнике едукације, едукативни материјал, итд.), као и у складу са временским периодима (нпр. колики су трошкови пројекта у првих годину дана његовог спровођења). Подела трошкова по временским периодима најчешће прати динамику извештавања на пројекту, односно уколико се извештаји подносе на годишњем нивоу, неопходно је трошкове пројекта исказати такође на годишњем нивоу. Информација колико је средстава неопходно за реализацију пројекта у складу са временским периодима је веома битна за донаторе, јер на основу тога се омогућава планирање средстава код донатора.

.

Извор: https://bfpe.org/