Дефиниција пројекта:

Пројекат је било који посао који има планирани почетак и крај, односно низ активности којима треба постићи одређени циљ, у утврђеном временском периоду, у границама расположивог буџета.

Настанак пројекта:

Полазна тачка је постављање циља, а потом следи сагледавање ресурса који су вам на располагању како бисте исти и остварили одговарајући на следећа питања:

1. Шта желим да постигнем?
2. Који су то људи који могу радити на пројекту? Ко га може fiнансирати?
3. Чиме располажем? Којом опремом и средствима располажем?
4. Када, односно у ком временском периоду желим да постигнем циљ пројекта?
5. Како могу постићи циљ пројекта?
   Ова фаза у припреми пројеката се назива ФАЗА ИЗБОРА – ту промишљате пројекат и правите изборе, разматрате више варијанти, оцењујете ризике, бирате ону опцију која вам највише одговара у датом тренутку. Пројекат мора бити одраз ваших потреба и могућности реализације, како fiнансијских, тако и људских капацитета.

Основни кораци:

1. Утврђивање проблема које пројекат решава и постављање циља
2. Анализа са ким, чиме, када и како реализовати пројекат
3. Прикупљање података и припрема пројекте апликације
4. Утврђивање трошкова

Како би се остварио циљ пројекта неопходно је укључити заинтересоване стране (учесници на пројекту) и људе који ће непосредно радити на његовом остваривању. И једне и друге морате идентификовати. Заинтересоване стране позивом на састанак на коме бисте идентификовали њихову заинтересованост за учешће у одређеним деловима пројекта, а оне које ће радити на пројекту, избором људи из саме организације или путем конкурса, а у зависности од величине пројекта, дужине периода спровођења и сл.

Циљ пројекта се може остварити само ангажовањем средстава: било да су то трошкови опреме, услуга или људства. Активности спроводе запослене на пројекту, а све оне заједно воде ка успешној реализацији пројекта и остваривању његових циљева.
Што се тиче активности и средстава имајте на уму да су то две кључне осе спровођења пројекта. У овој фази побројте само кључне активности, а остало оставите за детаље оперативног плана спровођења пројекта. Ако идете сувише детаљно у опис активности, оптеретићете се исувише, а и питање да ли ће све оне бити потребне јер, пројекат се одобрава после протока одређеног времена, а ствари се брзо мењају у стварном животу и мораћете да прилагођавате пројекат. Чувајте се грешке да вам је захтев за опремом веома велики, јер то захтева време и новац за набавку, монтирање и обуку запослених. Проверите да ли вам је баш све побројано и потребно, јер тиме смањујете захтев за средствима и избегавате опасност одустајања од набавки, што показује да нисте добро планирали. Такву грешку донатори лако идентификују и дуго памте.
Сад би требало прећи на следећу степеницу припрема података и попуњавање апликације. Ту долазите до велике одлуке: где ћете тражити средства за реализацију своје пројектне идеје. Ако сте се одлучили да ћете за свој пројекат потражити донаторска средства, онда се упознајте са потенцијалним донаторима, њиховим правилима финансирања, висином средстава која одобравају и сл.
Треба имати у виду да и наша држава даје одређене подстицаје за финансирање пројеката и да различита министарства и агенције расписују јавне позиве за финансирање пројеката.
Док радите, испитујте различите позиве, идентификујте институције и пратите њихове активности преко примања обавештења за која се пријављујете или редовним посетама сајтовима да видите шта има ново и шта је у припреми.